Про паттерны управления временем

Вновь и стремительно почувствовал что эта тема для меня стала актуальной уже по второму кругу. Если раньше я просто планировал и, по большей части, решал задачи простыми трюками из GTD — вроде «если что-то можно сделать за 5 минут — сделай это немедленно», ведением приоритетов дел и так далее, то сейчас уже требуются корректировки. Во первых изменились активности если раньше я в основном занимался производственной деятельностью — управление проектами, аналитика, проектирование проектов и лишь изредка сетевая активность в блогах. То сейчас больше _разной_ деятельности.

Поэтому этот пост нечто вроде систематизации рефлекции, но без выводов, просто рассуждения вслух.

После недолгой систематизации, я выявил следующие свои активности:

  • производственная — создание проектов в части проектирования, анализа, разработки и контроля результатов. Коммерческие и некоммерческие — все вместе.
  • аналитическая — собственно все статьи что идут через Полит.Ру, мой блог и некоторое количество непубличных материалов
  • исследовательская — это алгоритмы вроде Скиура и построения рейтингов, построение онтологий в OWL, сбор «первички» для разработки новых алгоритмов
  • чтение нового — я сейчас читаю много материалов по законодательству и госуправлению
  • организационная — формулирование требований, подбор людей, встречи и так далее
  • евангелистическая — выступления на семинарах, конференциях и тому подобное.

Ну и конечно ещё есть личная жизнь и культурный досуг. Итого: вся без исключения деятельность разноплановая и от того порой непросто переключиться быстро с одной на другую.

А некоторые результаты просто становятся хуже, например, мне не нравятся собственные презентации, но объективно понимаю что для подготовки их с лучшим качеством нужна система или порыв / состояние сознания.

Частично решается за счёт определения интервалов непрерывной деятельности с последующей реприоритизацией. Когда задаёшь промежуток времени в течении которого занимаешься только одной выделенной задачей. Как только задача заканчивается, на краткий промежуток времени необходимо переключиться на что-то ещё, вернуться к списку задач и продолжать.

Однако нюансы. Первое с чем я лично сталкиваюсь с тем что невозможно на все случаи наложить лишь одну схему принятия решений. Фактически, здесь та же ситуация как с громкостью звонка на телефоне которую можно настроить разной в зависимости от того где ты находишься — в помещении, в на улице, в транспорте и так далее.

Так же и здесь, есть ряд индивидуальных и обобщённых особенностей который приводят к тому что я бы назвал: паттернами самоорганизации или паттернами управления времени.

Я приведу некоторые факторы:

1. Собственное физическое состояние — можно расписать детально, но можно сразу упростить. Состояние можно разделить как адекватное и со значительным отклонением. Первое — это естественное ежедневное состояние, второе — повышенная аллергия, простуда, какая-либо другая зараза и так далее.

2. Время суток — в разное время суток различная деятельность оказывается более эффективной. Чаще всего это индивидуально. У меня лично наиболее продуктивные периоды периоды времени с 22:00 до 2:00 и c 6:00 до 9:00, у других людей по другому.

3. Внешние раздражители — резкие запахи, шумы, свет, яркие цвета и так далее. По большому счету это всё — информационный шум для мозга, с той лишь разницей что определённая длительность воздействия того или иного раздражителя может влиять на физическое состояние. Например, от курения поблизости у некурящих может болеть голова и так далее.

4. Эмоциональное состояние — эмоции не особо и не всем поддаются управлению, однако их влияние на то какая работа может иметь результат, а какая нет — очень заметно. Например, рутинную работу можно выполнять в почти в любом состоянии, а вот аналитическую работу можно проводить далеко не всегда.

5. Наличие жёстких сроков, сильное внешнее давление — простой пример, когда что-то нужно сделать вчера. А то есть в условиях жёстких и даже жесточайших сроков. Когда какие-то задачи обладают максимальным приоритетом.

6. Управляемость потоком задач — это, тоже, характеристика внешнего давления. Фактически это оценка вероятность и последствия возникновения новых задач вне планов, предугадать которые на 100% очень сложно. Например, заказчик даёт новые вводные по проекту. Или в круге общения есть ряд людей/заказчиков/партнёров  встречи с которыми необходимы и их временем управляете не Вы. Сюда же можно отнести друзей и родственников которые могут срочно попросить что-то «отвезти», «помочь», «позвонить» и так далее.

7. Ограничения среды

Например, сложно проектировать систему за рулём автомобиля, или же писать коммерческое предложение стоя в метро и так далее. В разные периоды времени  местонахождение и окружающая среда накладывают свои ограничения.

По совокупности этих факторов их можно собрать в «Профили» и далее принимать решения.

Я для себя определил 4 базовых профиля. Они не самые «идеальные», но дают некоторое приближение:

1. Непрерывная деятельность

Это основной режим работы от 2 до 6 часов продолжительностью при котором можно выполнять все работы по плану не отвлекаясь более ни на что.

2. Прерывающаяся деятельность

А вот это наиболее частый режим работы когда время от времени приходится или хочеться переключаться на чтение почты, новостей, общение в чатах, форумах, блогах, чтение и так далее.

3. ФакАп

Появление жёсткого дедлайна и означает быструю смену приоритетов у всех задач. Срочная концентрация внимания только на необходимом. Устранение внешних разражителей или изменение среды на ту где их нет до момента решения.

4. Ограниченная деятельность

Фактически это режим когда работоспособность ограничена физическим или эмоциональным состоянием или внешними раздражителями. Что влиет на точность и результат. Лично я предпочитаю для данного профиля сохранять малоприоритетные и рутинные задачи вроде: проверить список контактов на телефоне, сделать звонок кому-то по не самому приоритетному делу, организовать уборку квартиры или другие домашние дела и так далее.

Однако для разных видов активностей пригодны разные профили:

1. Для аналитической и исследовательской работы нужно много «непрерывной деятельности». А то есть периодов информационной самоизоляции. Поскольку чаще всего эта работа включает большой объём информации который необходимо поддерживать связанным в своей голове на период её завершения.

2. Производственная деятельность практически всегда «деятельность прерывающаяся» поскольку практически всегда необходимо координировать свою работу и работу других.

3. Чтение и вообще вникание в новые темы — это, в идеальном случае, требует непрерывной деятельности. Так чтобы можно было потратить на него от 2-х часов. Если же непрерывных промежутков времени нет, то поиск других форм получения информации.

4. Организационная деятельность практически всегда деятельность прерывающаяся.

5. Евангелизм — это точно такая же прерывающаяся деятельность.

Плюс есть масса ограничений.

Например, в режиме факапа непоисследуешь, не по читаешь и не анализируешь.

Вопрос в том какие есть решения/способы/трюки сочетать все эти активности вместе. Лично я для себя определил следующие:

1. Умственная гигиена

Почитать можно тут — http://ivbeg.livejournal.com/123617.html Может и не так радикально как в этом примере, но чётко понимать какую информацию хочеться держать в своей голове.

2. Устранение всех неконтролируемых источников информации

Включает телевизор и радио которых просто не должно быть рядом так чтобы даже небыло соблазна их включить.

3. Создание благоприятной визуальной среды

А то есть создание благоприятной визуальной и аудио среды. Когда поворот головы не должен приносить в голову раздражающие образы.

4. «Радикальная честность»

Что это можно прочитать здесь — http://en.wikipedia.org/wiki/Radical_Honesty

На 100% следовать этому сложно, но то что правило — говорить правду, упрощает жизнь — это правда.

5. Уменьшение числа «поглотителей внимания»

В моём случае — это чисто гиковские меры.

Например, я не вожу, не собираюсь и _вообще_ ничего не понимаю в автомобилях. И более того, понимать совершенно не горю желанием.

Точно также для меня существует целый ряд тем которых для просто не существует. Не неинтересно — про несуществует. Это всё к теме о умственной гигиене.

6. Периодическая систематизация времени

Где-то раз в полгода анализ того что делалось, как делалось и результатов.

———

А как Вы решаете вопросы организации времени?

About This Author

  • http://blog.nazarovsky.ru nazarovsky

    Спасибо, очень круто.

  • maxim

    Отлично и по существу.
    Хотя немного разнородно.
    В качестве иллюстрации к п.1 больше подошел бы Шерлок Холмс с его рассуждениями про ум как замусоренный чердак.
    Пример про ботинки — шикарный — но относится скорее к гигиене окружения (отдельным пунктом)
    Причем в абсолют лучше не возводить — есть случаи, когда профессионалам тоже надо высказаться про ботинки, а жена так вообще…

    И пункт 6 несопоставим по «весу» с остальными легкими советами (например, что надо выключить телевизор/радио) — его лучше отдельной статьей раскрывать :) Или к книжке про Любищева отсылать :)

Яндекс.Метрика